W jaki sposób opadatkowane są koszty i świadczenia związane z podróżami zleceniobiorcy w przypadku umowy zlecenie?

Należy wiedzieć, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej, z tytuły podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Zwolnienie to ma zastosowanie, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1). w celu osiągnięcia przychodów lub

2). w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw lub

3). przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4). przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art.13 pkt 5 ustawy o PIT, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Niemniej jednak, w ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA), niedopuszczalne jest takie interpretowanie pojęcia „podróż osoby niebędącej pracownikiem”, aby jego znaczenie rozciągnąć poza samo przemieszczanie się osoby delegowanej i objąć nim także realizację celu podróży tej osoby, co otworzyłoby drogę do rozliczenia w ramach kosztów delegacji nie tylko wydatków na przejazdy, noclegi i diety, lecz również innych wydatków służących realizacji celu podróży.

Z powodu braku prawnej definicji pojęcia „podróż” odwołać się należy do jego potocznego znaczenia, którym jest „przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca”, nieobejmujące jednak celu przebywania tej drogi. Dlatego realizacja celu podróży to zasadniczo odmienny zespół czynności niż sama podróż, co powoduje, że ewentualne wydatki, wiążące się z realizacją tego celu do kosztów samej podróży zaliczone być nie mogą (wyrok NSA z 21 kwietnia 2016 roku, II FSK 910/14). Powyższy wyrok należy rozumieć w ten sposób, że diety i inne należności za czas podróży zleceniobiorcy są wolne od podatku (jeżeli spełnione są wyżej wymienione warunki) w granicach limitów wynikających z przepisów rozporządzenia.

Natomiast wydatki na pokrycie kosztów związanych z realizacją celu podróży, na przykład uczestnictwo w konferencji lub targach, należy uznać za przychód zleceniobiorcy. Pamiętajmy jednak o tym, że nie wszystkie orzeczenia zapadające w podobnych sprawach są równie korzystne dla stron umowy zlecenia. Należy wiedzieć, że za przychód zleceniobiorcy uważane są niekiedy wszelkie świadczenia z tytułu podróży, w tym finansowanie noclegu w państwie realizacji zlecenia, udostępnienie narzędzi oraz zagwarantowanie mu biletów lotniczych, ubezpieczenia podróżnego, od następstw nieszczęśliwych wypadków, ubezpieczenia medycznego i koniecznych świadczeń medycznych celem przygotowania do wyjazdu i pobytu w państwie projektu, na przykład szczepienia czy niezbędnych leków (wyrok WSA w Rzeszowie z 9 kwietnia 2019 roku, I SA/Rz 136/19).