Pierwsze prawo Parkinsona, czyli dlaczego nigdy nie masz czasu

Cyryl Parkinson to mało znany w Polsce, brytyjski historyk. Szkoda, że tak rzadko sięgamy po jego publikacje, bo zajmuje się w nich sferą, która jak najbardziej nas dotyczy współcześnie. Niestety, bo to aż przykre, analiza artykułów Parkinsona dotyczących biurokracji potwierdza tezę, że przez blisko 200 lat niewiele się zmieniło.

Pierwsze prawo Parkinsona

To teza, która stanowi, że niezależnie od tego, jak duża jest liczba urzędników zatrudnionych w administracji publicznej, tryb rozpatrywania spraw wcale nie jest szybszy. Wystarczy wejść do dowolnego urzędu, z banalną sprawą, której załatwienie powinno potrwać tylko chwile, aby zobaczyć, na czym polega pierwsze prawo Parkinsona. Działanie wynika z tego, że nieważne, jaki czas ma urzędnik na wykonanie zadania, zapewne wykona je w najpóźniejszym możliwym terminie.

Czy znasz to z autopsji?

Być może sam jesteś w grupie ludzi, którzy co dzień spędzają w pracy osiem godzin. Warto zwrócić uwagę na określenie „spędzają w pracy”, bo przecież nie znaczy to tyle samo, co pracują? Jeśli mamy do wykonania określoną ilość czynności i dobrze je rozplanujemy, być może uda nam się skrócić czas realizacji. Jest raczej pewne, że nam się uda, ale jest jeden warunek. Zadania muszą być pilne, bo jeśli nie są, na pewno znajdziemy czas, na wypicie kawy, sprawdzenie mediów społecznościowych i spokojną rozmowę ze współpracownikami. Zadania nie są pilne, spokojnie mijają dwa tygodnie, a nasza mobilizacja do pracy jest największa, gdy termin staje się bardzo bliski. Praktycznie połowa z nas efektywnie procuje tylko przez połowę swojego czasu. W takiej sytuacji, gdyby zagospodarować 100% czasu w sposób skuteczny, pracę spokojnie wykonałaby połowa zatrudnionych lub jej czas można by skrócić o połowę.

Realizacja zadań

Prawo Parkinsona znasz z praktyki także wtedy, gdy pracujesz w sposób zadaniowy. Jeśli na wykonanie prostego zadania masz tydzień, bo zlecenie dostałeś w poniedziałek, a rezultat masz osiągnąć w piątek, jest praktycznie pewne, że zabierzesz się za jego realizację w czwartek, a w najgorszej sytuacji w piątek rano. Bardzo dobrze znają tę zasadę studenci, którzy w ciągu roku akademickiego poświęcają niewiele czasu na naukę, aby mobilizować swoje siły w sesji, często nie śpiąc i nie jedząc.

Jak strzec się przed działaniem prawa Parkinsona

Zarządzanie czasem jest trudną sztuką. Bardzo często w ogóle nie czujemy, jak cenne minuty przeciekają nam przez palce. To wszystko przez złodziei naszego czasu. To nic innego jak rozpraszające nas telefony, powiadomienia z aplikacji czy po prostu rozpraszacza w postaci telewizora, czy radia. To wszystko wpływa na zakłócenie naszej koncentracji. Zanim zaczniemy pracę, pamiętajmy, aby pozbyć się wszelkich zakłóceń. Kolejne zadanie, które musimy sobie postawić to precyzyjne opracowanie naszych własnych terminarzy zadań. Nie chodzi to o to, aby kierować się terminem realizacji wskazanym np. w umowie, a własnym ustaleniem. Jeśli wiemy, że na opracowanie tekstu potrzebujemy dwóch godzin, starajmy się trzymać tego czasu i nie myślmy o tym, że spokojnie zdążymy w międzyczasie zrobić coś innego. Kolejny z nawyków, który warto sobie wypracować, to kończenie pracy dopiero po zakończeniu przewidzianego do realizacji zadania. W ten sposób nie zostawiamy go bez zakończenia na kolejny dzień, nie ma wiec konieczności koncentrowania się na tym, ile zrobiliśmy i jak daleko do finału. Własna organizacja to podstawa sukcesu.